Ένα από τα πιο συχνά μπερδέματα που συναντάμε όταν εκπαιδεύουμε επιχειρήσεις στην χρήση και παραμετροποίηση των ERP τους, αφορά δύο έγγραφα που ακούγονται παρόμοια, αλλά έχουν εντελώς διαφορετικό ρόλο και αυτά είναι η Απόδειξη Πώλησης και η Απόδειξη Είσπραξης.
Για πολλούς αυτά τα δύο παραστατικά έχουν την ίδια αξία και εκτιμούν πως μπορούν να ολοκληρώσουν με αυτά μια συναλλαγή, ειδικά από την στιγμή μάλιστα που ο πελάτης έχει δώσει χρήματα. Όμως μιλάμε για διαφορετικά παραστατικά και η σύγχυση αυτή που επικρατεί μπορεί να μπερδέψει τον λογιστή σας, να δημιουργήσει λάθη στο myData και να αλλοιώσει την πραγματική εικόνα του ταμείου σας.
Ας προσπαθήσουμε να τα ξεκαθαρίσουμε.
Στην πράξη έχουμε να κάνουμε με δύο διαφορετικά (έγγραφα) παραστατικά που προορίζονται για δύο τελείως διαφορετικές διαδικασίες. Στην μία περίπτωση έχουμε το Παραστατικό Πώλησης (που μπορεί να είναι Απόδειξη Λιανικής Πώλησης ή ΑΛΠ ή Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών ή ΑΠΥ) και είναι φορολογικό έγγραφο, ενώ στην άλλη περίπτωση έχουμε την Απόδειξη Είσπραξης και είναι λογιστικό έγγραφο.
Η Απόδειξη Λιανικής Πώλησης ή Παροχής υπηρεσίας είναι το επίσημο φορολογικό (έγγραφο) παραστατικό που εκδίδετε για να δείξετε τι πουλήσατε σε έναν πελάτη σας (προϊόν ή υπηρεσία) και εκδίδεται τη στιγμή που παραδίδεται το προϊόν ή η υπηρεσία, ενώ με την έκδοσή της δημιουργείται έσοδο για την επιχείρηση.
Η Απόδειξη Είσπραξης είναι ένα καθαρά λογιστικό έγγραφο που δείχνει με ποιον τρόπο πληρωθήκατε (μετρητά, κατάθεση σε τράπεζα ή μέσω POS) για την πώληση που πραγματοποιήθηκε και δεν δημιουργεί έσοδο για την επιχείρηση. Αυτό που κάνει είναι να ενημερώνει την καρτέλα του πελάτη σας και το ταμείο στο ERP σας πως μπήκαν χρήματα στην επιχείρηση, ενώ ταυτόχρονα “κλείνει” λογιστικά την οικονομική εκκρεμότητα που είχε ο πελάτης. Οι Αποδείξεις Είσπραξης εκδίδονται κάθε φορά που μπαίνουν χρήματα στην επιχείρηση είτε αυτά είναι μετρητά στα χέρια σας είτε στον λογαριασμό της εταιρείας, και δεν αποτελούν νομική υποχρέωση αλλά καλή πρακτική τήρησης ενός λογαριασμού.
Υπάρχει διαφορά ανάμεσα στα Φορολογικά και στα Λογιστικά παραστατικά
Στα περισσότερα ERP προγράμματα, αυτές οι δύο κινήσεις είναι ξεχωριστές γιατί εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Θα το δούμε με δύο παραδείγματα:
Σενάριο Α (Πώληση τοις μετρητοίς ή με κάρτα): Ένας πελάτης αγοράζει ένα προϊόν και σας πληρώνει επί τόπου. Στο ERP εκδίδεται το Παραστατικό Πώλησης και το σύστημα (επειδή επιλέγετε τρόπο εξόφλησης μετρητά ή με κάρτα) δημιουργεί αυτόματα στο παρασκήνιο και την είσπραξη. Η συναλλαγή ανοίγει και κλείνει την ίδια στιγμή.
Σενάριο Β (Πώληση επί Πιστώσει): Ένας πελάτης παίρνει σήμερα ένα προϊόν αλλά δεν σας πληρώνει σήμερα και σας εξοφλεί τον επόμενο μήνα.
- Σήμερα: Εκδίδετε το Παραστατικό Πώλησης (ή Τιμολόγιο). Το έσοδο καταγράφεται σήμερα, ο ΦΠΑ οφείλεται τώρα, και το ERP δείχνει ότι ο πελάτης σάς χρωστάει χρήματα.
- Μετά από 30 ημέρες: Ο πελάτης σάς δίνει τα χρήματα και τότε εκδίδετε μόνο μια Απόδειξη Είσπραξης η οποία “κλείνει” λογιστικά την εκκρεμότητα του πελάτη.
Αν είχατε εκδώσει ξανά Παραστατικό Πώλησης, για την εφορία θα ήταν σαν να είχατε πουλήσει το ίδιο προϊόν δεύτερη φορά.
Πως ενημερώνεται το myData για κάθε κίνηση
Το myDATA είναι η ηλεκτρονική πλατφόρμα της ΑΑΔΕ. Εκεί το ERP ή η ταμειακή σας μηχανή στέλνει αυτόματα κάθε παραστατικό πώλησης που εκδίδετε και από εκεί η φορολογική διοίκηση βλέπει, σχεδόν σε πραγματικό χρόνο, τι πουλήσατε, πόσο, με τι ΦΠΑ και με ποιον τρόπο πληρωθήκατε.
Η Απόδειξη Είσπραξης δεν στέλνεται στο myDATA. Είναι εσωτερική κίνηση του ERP σας και ενημερώνει μόνο την καρτέλα του πελάτη και το ταμείο.
Αυτό εξηγεί γιατί το λάθος φαίνεται αμέσως. Αν κόψετε δεύτερο Παραστατικό Πώλησης για μια εξόφληση, το myDATA το καταγράφει ως νέα πώληση, με νέο έσοδο και νέο ΦΠΑ. Τα βιβλία σας και τα στοιχεία της ΑΑΔΕ θα δείχνουν έσοδα που δεν υπάρχουν στην πραγματικότητα και κάποια στιγμή, συνήθως στο κλείσιμο του μήνα ή του έτους, ο λογιστής σας θα πρέπει να εντοπίσει την απόκλιση και να τη διορθώσει.
Πως αντιμετωπίζεται η είσπραξη προκαταβολής
Ως τώρα είδαμε την είσπραξη να ακολουθεί την πώληση. Υπάρχει όμως και η αντίστροφη περίπτωση δηλαδή ο πελάτης παραγγέλνει ένα προϊόν ή μια υπηρεσία που θα παραδοθεί σε δύο εβδομάδες για παράδειγμα και σας δίνει ένα μέρος των χρημάτων από σήμερα.
Εδώ πολλοί κόβουν αμέσως απόδειξη λιανικής, με το σκεπτικό ότι αφού πήραν χρήματα πρέπει να εκδώσουν απόδειξη. Όμως η πώληση δεν έχει γίνει ακόμη, αφού δεν έχει παραδοθεί προϊόν ούτε έχει ολοκληρωθεί κάποια υπηρεσία. Αυτό που έγινε είναι μια είσπραξη, και η σωστή κίνηση είναι η έκδοση Απόδειξης Είσπραξης.
Η σωστή σειρά είναι η εξής:
- Κατά την προκαταβολή: καταχωρείτε Απόδειξη Είσπραξης. Στην καρτέλα του πελάτη εμφανίζεται πιστωτικό υπόλοιπο, δηλαδή χρήματα που έχετε λάβει για μια πώληση που δεν έχει γίνει ακόμη.
- Κατά την παράδοση: εκδίδετε Παραστατικό Πώλησης για ολόκληρη την αξία. Τότε καταγράφεται το έσοδο και τότε οφείλεται ο ΦΠΑ. Στην καρτέλα του πελάτη η προκαταβολή συμψηφίζεται με το παραστατικό.
- Κατά την εξόφληση του υπολοίπου: καταχωρείτε Απόδειξη Είσπραξης μόνο για ό,τι απομένει, όπως στο Σενάριο Β.
Το λάθος που συναντάμε συχνότερα είναι η έκδοση απόδειξης λιανικής για την προκαταβολή και στη συνέχεια δεύτερης απόδειξης για ολόκληρη την αξία κατά την παράδοση. Το αποτέλεσμα είναι ίδιο με εκείνο του Σεναρίου Β: το ποσό της προκαταβολής δηλώνεται δύο φορές ως έσοδο.
Υπάρχει και η περίπτωση που ο πελάτης σας, συνήθως επιχείρηση, ζητά παραστατικό πώλησης ήδη από την προκαταβολή. Αν το εκδώσετε, ο ΦΠΑ οφείλεται από τη στιγμή της έκδοσης. Κατά την παράδοση δεν εκδίδετε δεύτερο παραστατικό για το ίδιο ποσό, αλλά μόνο για την αξία που απομένει.
Σημείωση: Τα παραπάνω αφορούν το γενικό καθεστώς ΦΠΑ, στο οποίο ανήκει η μεγάλη πλειονότητα των επιχειρήσεων. Δεν ισχύουν για όσες έχουν ενταχθεί στο ειδικό καθεστώς του άρθρου 39β του Κώδικα ΦΠΑ, τον λεγόμενο «ΦΠΑ ταμειακής βάσης», όπου ο φόρος αποδίδεται όταν εισπράττονται τα χρήματα. Σε αυτό το καθεστώς ο ΦΠΑ της προκαταβολής οφείλεται τη στιγμή της είσπραξης και εκδίδεται ειδικό στοιχείο προκαταβολής. Αν η επιχείρησή σας έχει ενταχθεί σε αυτό, συμβουλευτείτε τον λογιστή σας για τη σωστή ρύθμιση του ERP.
Τι ισχύει για πληρωμή με κάρτα
Το Σενάριο Α έχει αλλάξει τα τελευταία χρόνια. Με αποφάσεις της ΑΑΔΕ που εφαρμόστηκαν σταδιακά μέσα στο 2024, κάθε τερματικό POS της επιχείρησης πρέπει να είναι διασυνδεδεμένο με το σύστημα που εκδίδει τις αποδείξεις σας. Αυτό το σύστημα μπορεί να είναι η ταμειακή μηχανή, ή το ERP της επιχείρησης. Το POS είναι το μηχάνημα καρτών, και διασύνδεση σημαίνει ότι τα δύο συστήματα «μιλούν» μεταξύ τους.
Η λογική της ρύθμισης είναι απλή: καμία πληρωμή με κάρτα χωρίς παραστατικό. Στην πράξη ξεκινάει πρώτα ή έκδοση του Παραστατικού Πώλησης στο ERP και στη συνέχεια το σύστημα στέλνει στο POS το ποσό που πρέπει να πληρωθεί. Όταν ολοκληρωθεί η συναλλαγή, η πληρωμή συνδέεται αυτόματα με το συγκεκριμένο παραστατικό και ολοκληρώνεται η έκδοση.
Για το θέμα μας αυτό έχει δύο συνέπειες:
- Η είσπραξη με κάρτα δεν γίνεται «χειροκίνητα». Αν ο πελάτης έρθει να εξοφλήσει με κάρτα ένα παλιό υπόλοιπο, το προσωπικό δεν μπορεί να πληκτρολογήσει απλώς το ποσό στο POS. Η πληρωμή πρέπει να περάσει μέσα από το σύστημα, με τον τρόπο που έχει στηθεί στο ERP σας για τις εξοφλήσεις.
- Εδώ γεννιούνται τα περισσότερα λάθη. Επειδή το σύστημα «ζητάει παραστατικό» για να ενεργοποιήσει το POS, ο υπάλληλος καταλήγει να κόβει νέο Παραστατικό Πώλησης για να περάσει την κάρτα, ενώ έπρεπε να καταχωρήσει Απόδειξη Είσπραξης. Αν το ERP σας δεν είναι παραμετροποιημένο σωστά για εξοφλήσεις με κάρτα, το λάθος θα επαναλαμβάνεται δημιουργώντας λογιστικές ασυμφωνίες.
Οι μη διασυνδεδεμένες πληρωμές επισύρουν σημαντικά πρόστιμα. Αξίζει λοιπόν να ελέγξετε ότι και οι δύο περιπτώσεις, η νέα πώληση και η εξόφληση παλαιότερου υπολοίπου, δουλεύουν σωστά στο δικό σας σύστημα.
Τμηματική εξόφληση παραστατικού
Ένα Παραστατικό Πώλησης μπορεί να εξοφληθεί με πολλές πληρωμές. Ο πελάτης μπορεί να δώσει ένα μέρος με έμβασμα, ένα μέρος με κάρτα την επόμενη εβδομάδα και το υπόλοιπο σε μετρητά σε μια άλλη χρονική στιγμή, ανάλογα με το τι έχει συμφωνηθεί.
Για κάθε μία από αυτές τις πληρωμές καταχωρείτε ξεχωριστή Απόδειξη Είσπραξης, με τον τρόπο πληρωμής που χρησιμοποιήθηκε. Το Παραστατικό Πώλησης μένει ένα και δεν αγγίζεται. Αυτό που αλλάζει είναι το υπόλοιπο στην καρτέλα του πελάτη, που μειώνεται με κάθε είσπραξη μέχρι να μηδενιστεί.
Τα περισσότερα ERP σας επιτρέπουν να αντιστοιχίσετε κάθε είσπραξη με το συγκεκριμένο παραστατικό που εξοφλεί. Αντιστοίχιση σημαίνει ότι το σύστημα γνωρίζει ποιο τιμολόγιο ή ποια απόδειξη κλείνει κάθε πληρωμή, και όχι μόνο ότι μειώθηκε το συνολικό υπόλοιπο. Η δυνατότητα αυτή είναι απαραίτητη όταν ο πελάτης έχει πολλά ανοιχτά παραστατικά και θέλει να παρακολουθεί ξεχωριστά την εξόφλησή τους. Χωρίς αυτήν, η καρτέλα του πελάτη δείχνει ένα σύνολο και μια προοδευτική εξόφληση αλλά ίσως να μην ξέρετε ποιες πωλήσεις παραμένουν απλήρωτες και από πότε.
Αν κάνατε λάθος
Ας υποθέσουμε ότι ανοίγετε το ERP και βρίσκετε μια εξόφληση που καταχωρήθηκε ως δεύτερο Παραστατικό Πώλησης. Το πρώτο που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι το παραστατικό αυτό δεν σβήνεται. Από τη στιγμή που εκδόθηκε, πιθανότατα έχει ήδη σταλεί στο myDATA.
Η διόρθωση γίνεται με νέο παραστατικό που αναιρεί το λανθασμένο. Συνήθως είναι πιστωτικό στοιχείο, δηλαδή ένα παραστατικό που αφαιρεί από τα έσοδα την αξία του λάθους. Στη συνέχεια καταχωρείτε τη σωστή κίνηση, δηλαδή την Απόδειξη Είσπραξης.
Τρία πρακτικά σημεία:
- Ενημερώστε τον λογιστή σας πριν κάνετε οτιδήποτε. Εκείνος θα κρίνει ποιο παραστατικό ταιριάζει και αν το λάθος έχει ήδη περάσει σε υποβληθείσα δήλωση ΦΠΑ.
- Όσο νωρίτερα, τόσο απλούστερα. Ένα λάθος που διορθώνεται μέσα στην ίδια φορολογική περίοδο δεν επηρεάζει τις δηλώσεις σας. Ένα λάθος που εντοπίζεται μήνες αργότερα μπορεί να απαιτεί τροποποιητικές δηλώσεις.
- Ψάξτε αν είναι μεμονωμένο. Αν ένας υπάλληλος το έκανε μία φορά, το πιθανότερο είναι ότι το κάνει συστηματικά. Ένας έλεγχος στις καρτέλες πελατών με πιστωτικό υπόλοιπο, δηλαδή πελατών που φαίνεται να σας έχουν πληρώσει περισσότερα από όσα χρωστούσαν, συνήθως αποκαλύπτει τέτοια λάθη.
Πώς το προλαβαίνετε στο ERP σας
Οι κανόνες βοηθούν, αλλά το λάθος προλαμβάνεται κυρίως από τον τρόπο που είναι στημένο το σύστημα. Ένα σωστά παραμετροποιημένο ERP κάνει τη σωστή κίνηση εύκολη και τη λανθασμένη δύσκολη.
Ξεχωριστές σειρές και καθαρές ονομασίες
Κάθε είδος παραστατικού πρέπει να έχει τη δική του σειρά στο ERP, με ονομασία που δεν αφήνει περιθώρια παρερμηνείας. Όταν ο υπάλληλος βλέπει στη λίστα επιλογών κάτι σαν «Απόδειξη» και «Απόδειξη 2», το λάθος είναι θέμα χρόνου.
Δικαιώματα ανά ρόλο
Δεν χρειάζεται όλοι οι χρήστες να μπορούν να εκδίδουν τα πάντα. Ο υπάλληλος που δέχεται εξοφλήσεις στο γκισέ μπορεί να έχει δικαίωμα μόνο για Αποδείξεις Είσπραξης. Αντίστοιχα, η έκδοση πιστωτικών στοιχείων μπορεί να επιτρέπεται μόνο σε κάποιον υπεύθυνο του τμήματος ή της επιχείρησης.
Έλεγχος στο κλείσιμο της ημέρας
Η σύγκριση του ταμείου του ERP με τα μετρητά στο συρτάρι και με την αναφορά του POS πρέπει να γίνεται καθημερινά. Αν τα έσοδα της ημέρας είναι περισσότερα από τις πωλήσεις που πραγματικά έγιναν, κάπου κόπηκε Παραστατικό Πώλησης αντί για Απόδειξη Είσπραξης.
Εκπαίδευση με τα δικά σας σενάρια
Η εκπαίδευση του προσωπικού αποδίδει όταν γίνεται πάνω στις πραγματικές περιπτώσεις του καταστήματός σας, δηλαδή πώληση επί πιστώσει, εξόφληση με κάρτα, προκαταβολή, μερική πληρωμή. Γενικές οδηγίες χρήσης δεν αρκούν. Μισή ώρα με τα δικά σας παραδείγματα πάνω στην οθόνη του προγράμματος που χρησιμοποιείτε αξίζει περισσότερο από οποιοδήποτε εγχειρίδιο.
Συνοψίζοντας,
- το Παραστατικό Πώλησης αφορά το προϊόν/ υπηρεσία και την εφορία
- η Απόδειξη Είσπραξης αφορά το πορτοφόλι σας και το ταμείο της επιχείρησής σας.
Κρατώντας αυτές τις δύο έννοιες ξεχωριστές στο μυαλό του προσωπικού σας, εξασφαλίζετε ότι το ERP σας θα λειτουργεί υποδειγματικά, το ταμείο σας θα συμφωνεί πάντα στο τέλος της ημέρας και ο λογιστής σας θα είναι ήσυχος!
Συχνές ερωτήσεις – απαντήσεις
Μπορώ να δώσω στον πελάτη Απόδειξη Είσπραξης αντί για απόδειξη λιανικής;
Όχι. Όταν γίνεται πώληση, το Παραστατικό Πώλησης εκδίδεται υποχρεωτικά. Η Απόδειξη Είσπραξης δεν το αντικαθιστά, γιατί δεν αποτυπώνει ούτε το έσοδο ούτε τον ΦΠΑ.
Χρειάζεται Απόδειξη Είσπραξης όταν ο πελάτης πληρώνει με τραπεζικό έμβασμα;
Δεν είναι νομική υποχρέωση, γιατί η πληρωμή τεκμηριώνεται από την κίνηση του τραπεζικού λογαριασμού. Η καταχώρηση της είσπραξης στο ERP όμως είναι ο μόνος τρόπος να κλείσει η εκκρεμότητα στην καρτέλα του πελάτη.
Εμφανίζεται η Απόδειξη Είσπραξης στο myDATA;
Όταν η πληρωμή γίνεται με μετρητά ή με έμβασμα, η Απόδειξη Είσπραξης μένει στο ERP σας. Όταν γίνεται με κάρτα μέσω διασυνδεδεμένου POS, διαβιβάζεται ως Απόδειξη Είσπραξης POS, χωρίς όμως να καταγράφεται ως έσοδο. Έσοδο στο myDATA δημιουργούν μόνο τα παραστατικά πώλησης.
Τι κάνω αν ο πελάτης πληρώσει περισσότερα από όσα χρωστάει;
Η επιπλέον είσπραξη εμφανίζεται ως πιστωτικό υπόλοιπο στην καρτέλα του, δηλαδή ως χρήματα που του οφείλετε. Θα συμψηφιστεί με την επόμενη αγορά ή θα του επιστραφεί. Σε καμία περίπτωση δεν «κλείνει» με έκδοση νέου Παραστατικού Πώλησης.
Σημ.: Το παρόν άρθρο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και δεν υποκαθιστά τη συμβουλή του λογιστή σας. Η αντιμετώπιση κάθε περίπτωσης μπορεί να εξαρτάται από τη δραστηριότητα, το λογιστικό καθεστώς και τη ρύθμιση του ERP της επιχείρησης.
Πηγές:
Ν. 4308/2014 – Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (κωδικοποιημένος)
Ν. 5144/2024 – Κώδικας Φόρου Προστιθέμενης Αξίας
ΑΑΔΕ – Απόφαση Α.1155/2023 για τη διασύνδεση EFT/POS
ΑΑΔΕ – Διασύνδεση POS με ταμειακά συστήματα
