Μια σημαντική αλλαγή θα φέρει αναστάτωση για άλλη μια φορά στις Ελληνικές επιχειρήσεις και αυτή θα αφορά στην πλήρη καταγραφή των γεγονότων της διακίνησης από την φόρτωση μέχρι και την παραλαβή των αγαθών.
Η παράταση που δόθηκε στις 30 Σεπτεμβρίου του 2026 μετέφερε την ημερομηνία που οι επιχειρήσεις έχουν την υποχρέωση συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις της Β’ φάσης των ψηφιακών δελτίων αποστολής, από τις 12 Οκτωβρίου στην 1 Ιανουαρίου 2027.
Ποιος αναλαμβάνει τις καταχωρήσεις και τις εκδόσεις των παραστατικών, από την αποθήκη έως την παραλαβή; Ποιος χειρίζεται μια μερική παράδοση ή μια διαφορά στα αγαθά και με ποιον τρόπο; Αυτές είναι μερικές από τις αλλαγές που έρχονται με τις υποχρεώσεις τους νέου νόμου που αξίζει να μελετήσουμε.
Ας δούμε πώς θα είναι μια εργάσιμη μέρα σε μία τυπική επιχείρηση που διακινεί εμπορεύματα με δικά της μέσα.
Προετοιμασία των προς αποστολή παραγγελιών
Η αποθήκη ετοιμάζει τις παραγγελίες και επιβεβαιώνει τι θα φορτωθεί στα αυτοκίνητα της εταιρείας. Αφού οι παραγγελίες είναι έτοιμες και έχουν ελεγχθεί, τότε, πριν από την έναρξη της μεταφοράς, εκδίδεται το παραστατικό διακίνησης το οποίο πρέπει να διαβιβαστεί με επιτυχία να αποκτήσει ΜΑΡΚ και QR code. Είναι σημαντικό να τονιστεί πως ο έλεγχος των προς αποστολή αγαθών πρέπει να έχει ολοκληρωθεί πριν την έκδοση των παραστατικών.
Έναρξη της διακίνησης
Ο οδηγός παραλαμβάνει τα αγαθά που έχει ετοιμάσει η αποθήκη και τα φορτώνει στο όχημα και τότε η επιχείρηση δηλώνει πως ξεκινά η έναρξη της διακίνησης με τα στοιχεία του μεταφορικού μέσου.
«η έκδοση του παραστατικού και η έναρξη της διακίνησης είναι διαφορετικά βήματα»
Αν κατά την πορεία της διακίνησης τα αγαθά μεταφερθούν σε άλλο όχημα, τότε καταγράφεται και η μεταφόρτωση.
Τα αγαθά έφτασαν στον προορισμό τους
Με το που φτάνουν τα αγαθά στον προορισμό τους, ο μεταφορέας δηλώνει αν παρέδωσε όλο το φορτίο ή μέρος αυτού ή αν η παράδοση απέτυχε.
Υποχρεώσεις του παραλήπτη
Ο πελάτης που παραλαμβάνει τα προϊόντα έχει την υποχρέωση να επιβεβαιώσει και αυτός με την σειρά του ότι παρέλαβε τα αγαθά. Συγκεκριμένα θα πρέπει να ελέγξει τα αγαθά που παρέλαβε με προσοχή και επιλέξει μια από τις ακόλουθες περιπτώσεις:
- Αποδοχή της διακίνησης
- Απόρριψη της διακίνησης
- Αποδοχή της διακίνησης με πλεόνασμα
- Αποδοχή της διακίνησης με έλλειμα
Αν, για παράδειγμα, ο πελάτης περίμενε να παραλάβει 5 κιβώτια και τελικά παρέλαβε 4, πρέπει να δηλωθεί η διαφορά και να ακολουθηθεί η προβλεπόμενη διαδικασία με την σωστή έκδοση παραστατικών που αντιστοιχούν στην συγκεκριμένη συναλλαγή. Σύμφωνα με την ΑΑΔΕ, τα δεδομένα για πλεονάσματα ή για ελλείματα μπορούν να διαβιβαστούν εντός 15 ημερών από την παραλαβή των αγαθών, κάτι που θα βοηθήσει αφού συχνά η καταμέτρηση των προϊόντων μπορεί να ολοκληρωθεί αργότερα.
Η νομοθεσία ορίζει δεδομένα και διαδικασίες
Δεν ορίζει όμως ποιος θα εκτελέσει αυτές τις εργασίες και φυσικά δεν ελέγχει αν το προσωπικό μιας επιχείρησης αρκεί για την συμμόρφωση της, στις νέες απαιτήσεις.
Οι επιχειρήσεις από την μεριά τους πρέπει έγκαιρα να ορίσουν τους κατάλληλους ρόλους, δηλαδή ποιος ελέγχει και εκδίδει τα παραστατικά, ποιος δηλώνει την έναρξη και την παράδοση, ποιος επιβεβαιώνει τις παραλαβές και ποιος τακτοποιεί τις αποκλίσεις.
Να δοκιμάσει στην πράξη όλα τα δυνατά σενάρια και να καταγράψει αν οι παραπάνω ενέργειες εντάσσονται εύκολα στην εργασία του υπάρχοντος προσωπικού, αν χρειάζεται εκπαίδευση και αν ο χρόνος αρκεί για αυτές τις διαδικασίες. Αν ο όγκος των πρόσθετων κινήσεων είναι μεγάλος και δημιουργούνται συνεχείς εκκρεμότητες, η επιχείρηση θα έχει πραγματικά στοιχεία για να κρίνει αν χρειάζεται περισσότερο χρόνο ή προσωπικό.
Στο σημείο αυτό η συνεργασία με τον λογιστή και τον μηχανογράφο είναι σημαντική ώστε να ελεγχθούν οι πραγματικές διακινήσεις και ο τρόπος με τον οποίο το ERP της εταιρείας μπορεί να υποστηρίξει αυτό το κύκλωμα.