Κανονιστική Συμμόρφωση
GDPR

Η συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ) δεν είναι απλώς μια νομική υποχρέωση ούτε ένας φάκελος εγγράφων που ετοιμάζεται μία φορά και παραμένει στο αρχείο. Είναι ένας διαρκής μηχανισμός οργάνωσης, ελέγχου και λογοδοσίας, ο οποίος πρέπει να συνδέεται με τον τρόπο που μια επιχείρηση συλλέγει, χρησιμοποιεί, αποθηκεύει, διαβιβάζει και προστατεύει τα προσωπικά δεδομένα.

Συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ στην καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης

Στην πράξη, πολλές επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν το GDPR αποσπασματικά: πολιτικές απορρήτου χωρίς πραγματική αντιστοίχιση με τις διαδικασίες, έντυπα συγκατάθεσης χωρίς σαφή σκοπό, αρχεία δραστηριοτήτων που δεν ενημερώνονται, τεχνικά μέτρα που δεν έχουν αξιολογηθεί και συνεργάτες που επεξεργάζονται δεδομένα χωρίς επαρκή έλεγχο. Το αποτέλεσμα είναι μια συμμόρφωση που υπάρχει στα χαρτιά, αλλά δεν αντέχει σε ουσιαστική εξέταση.

Στη Be Advised Consulting προσεγγίζουμε την προστασία προσωπικών δεδομένων ως μέρος της συνολικής διαχείρισης επιχειρηματικού κινδύνου. Δεν εξετάζουμε μόνο τι προβλέπει ο Κανονισμός. Εξετάζουμε πώς λειτουργεί πραγματικά η επιχείρηση: ποια δεδομένα συλλέγει, από ποια σημεία εισόδου, με ποια νομική βάση, ποιος έχει πρόσβαση, πού αποθηκεύονται, για πόσο χρόνο διατηρούνται, με ποιους διαβιβάζονται και ποια τεχνικά και οργανωτικά μέτρα εφαρμόζονται για την προστασία τους.

Η συμμόρφωση δεν μπορεί να αξιολογηθεί σωστά χωρίς κατανόηση της τεχνολογικής υποδομής. Τα πληροφοριακά συστήματα, οι χρήστες, τα δικαιώματα πρόσβασης, τα αντίγραφα ασφαλείας, οι cloud υπηρεσίες, τα ERP, τα email, οι ιστοσελίδες και οι εξωτερικοί πάροχοι αποτελούν κρίσιμα σημεία ελέγχου. Για τον λόγο αυτό, η εμπειρία μας σε IT και ERP ενισχύει ουσιαστικά την ποιότητα της αξιολόγησης και της εφαρμογής των μέτρων συμμόρφωσης.

Πώς εφαρμόζεται στην πράξη ο ΓΚΠΔ στην επιχείρηση

Η υποστήριξή μας περιλαμβάνει την αποτύπωση των ροών προσωπικών δεδομένων, την αξιολόγηση υφιστάμενων διαδικασιών, τη δημιουργία ή επικαιροποίηση των απαραίτητων πολιτικών και εγγράφων, την οργάνωση αρχείων δραστηριοτήτων επεξεργασίας, την αξιολόγηση συνεργατών και εκτελούντων την επεξεργασία, καθώς και την καθοδήγηση της επιχείρησης ως προς τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα.

Ιδιαίτερη έμφαση δίνουμε στην πρακτική εφαρμογή. Ένα σωστό πλαίσιο συμμόρφωσης πρέπει να μπορεί να εφαρμοστεί από τους ανθρώπους της επιχείρησης στην καθημερινή λειτουργία της. Δεν έχει αξία να παραδοθεί ένα περίπλοκο σύνολο εγγράφων που κανείς δεν χρησιμοποιεί. Αξία έχει να υπάρχουν καθαρές διαδικασίες, σαφείς ρόλοι, τεκμηριωμένες αποφάσεις και πραγματική δυνατότητα απόδειξης ότι η επιχείρηση γνωρίζει και ελέγχει τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεται προσωπικά δεδομένα.

Η προστασία προσωπικών δεδομένων είναι μια διαρκής διαδικασία

Η συνεργασία μας δεν ολοκληρώνεται με την παράδοση ενός φακέλου συμμόρφωσης. Εκεί ουσιαστικά αρχίζει. Οι δραστηριότητες μιας επιχείρησης μεταβάλλονται, τα συστήματα αλλάζουν, νέοι συνεργάτες προστίθενται, νέες υπηρεσίες δημιουργούνται και νέοι κίνδυνοι εμφανίζονται. Γι’ αυτό η προστασία προσωπικών δεδομένων χρειάζεται παρακολούθηση, επικαιροποίηση και ουσιαστική καθοδήγηση στον χρόνο.

Για εμάς, σωστή συμμόρφωση δεν είναι αυτή που δείχνει πλήρης μόνο σε μια λίστα ελέγχου. Είναι αυτή που μπορεί να εξηγηθεί, να εφαρμοστεί, να τεκμηριωθεί και να αντέξει όταν πραγματικά ελεγχθεί.