Δευτέρα - Παρασκευή9πμ - 5μμ
Επιχειρησιακές Εφαρμογές E.R.P.
Ένα σωστά επιλεγμένο πρόγραμμα ERP συνδέει την τιμολόγηση, την αποθήκη, τις αγορές, τις πωλήσεις και τη διοικητική πληροφόρηση σε ένα ενιαίο περιβάλλον λειτουργίας, ώστε η επιχείρηση να έχει αξιόπιστα δεδομένα και καλύτερο έλεγχο στην καθημερινότητά της.
Η κατακερματισμένη πληροφορία είναι ένας από τους πιο υποτιμημένους κινδύνους μιας επιχείρησης. Όταν η τιμολόγηση, η αποθήκη, οι αγορές, οι πωλήσεις και η λογιστική παρακολούθηση λειτουργούν αποσπασματικά ή μέσα από συστήματα που δεν επικοινωνούν ουσιαστικά μεταξύ τους, κάθε τμήμα βλέπει διαφορετική και συχνά ελλιπή εικόνα της ίδιας πραγματικότητας.
Πρόγραμμα ERP για ενιαία εικόνα και καλύτερο έλεγχο των δεδομένων
Ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα ERP δεν είναι απλώς ένα εργαλείο μηχανογράφησης. Είναι η υποδομή πάνω στην οποία οργανώνεται η καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης. Δημιουργεί ένα ενιαίο σημείο αναφοράς για το τι πουλήθηκε, τι αγοράστηκε, τι υπάρχει σε απόθεμα, τι εκκρεμεί προς είσπραξη ή πληρωμή και ποια δεδομένα χρειάζεται η διοίκηση για να λαμβάνει τεκμηριωμένες αποφάσεις.
Στη Be Advised Consulting αντιμετωπίζουμε το ERP ως επιχειρησιακό έργο και όχι ως απλή εγκατάσταση λογισμικού. Πριν από κάθε υλοποίηση, εξετάζουμε τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί πραγματικά η επιχείρησή σας: τις ροές εργασίας, τα σημεία ελέγχου, τις ανάγκες των χρηστών, τις υποχρεώσεις προς την ΑΑΔΕ και το myDATA, καθώς και τα σημεία όπου σήμερα χάνονται χρόνος, πληροφορία ή έλεγχος.
Παραμετροποίηση ERP με βάση τις πραγματικές διαδικασίες της επιχείρησης
Η παραμετροποίηση του συστήματος γίνεται με στόχο να εξυπηρετεί τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης, χωρίς όμως να αναπαράγει άκριτα προβληματικές διαδικασίες. Εκεί όπου ο υφιστάμενος τρόπος εργασίας είναι σωστός, τον υποστηρίζουμε τεχνολογικά. Εκεί όπου δημιουργεί καθυστερήσεις, λάθη ή αδυναμία ελέγχου, προτείνουμε βελτίωση. Ένα ERP δεν πρέπει απλώς να αποτυπώνει την παρούσα κατάσταση· πρέπει να βοηθά την επιχείρηση να λειτουργεί καλύτερα.
Από την εγκατάσταση στην ουσιαστική αξιοποίηση
Η υποστήριξή μας καλύπτει την εγκατάσταση, την παραμετροποίηση, τη διασύνδεση με τις φορολογικές και κανονιστικές απαιτήσεις, την εκπαίδευση των χρηστών και τη συνεχή τεχνική υποστήριξη μετά την έναρξη λειτουργίας. Ιδιαίτερη έμφαση δίνουμε στην ουσιαστική αξιοποίηση του συστήματος από τους ανθρώπους που το χρησιμοποιούν καθημερινά, γιατί ακόμη και το καλύτερο ERP αποτυγχάνει όταν μένει ανεκμετάλλευτο ή χρησιμοποιείται επιφανειακά.
Παράλληλα, αξιολογούμε το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας κάθε λύσης: το κόστος αρχικής απόκτησης, τις άδειες χρήσης, τη συντήρηση, την εκπαίδευση, τις αναβαθμίσεις και την πιθανή ανάγκη επέκτασης στο μέλλον. Στόχος μας δεν είναι να προτείνουμε την πιο εντυπωσιακή λύση, αλλά εκείνη που μπορεί να υποστηρίξει αξιόπιστα την επιχείρησή σας σήμερα και να ακολουθήσει την ανάπτυξή της αύριο.
Η συνεργασία μας δεν ολοκληρώνεται με την πώληση ή την αρχική εγκατάσταση. Εκεί ουσιαστικά αρχίζει. Ένα ERP δεν παραμένει ποτέ στατικό. Εξελίσσεται μαζί με την επιχείρηση, τις ανάγκες της αγοράς, τις φορολογικές απαιτήσεις και τον τρόπο με τον οποίο εργάζονται οι άνθρωποί σας. Γι’ αυτό η τεχνική υποστήριξη, η σωστή καθοδήγηση και η διαρκής προσαρμογή του συστήματος αποτελούν βασικό μέρος της αξίας που προσφέρουμε.
Για εμάς, ένα επιτυχημένο ERP δεν είναι αυτό που απλώς εγκαταστάθηκε σωστά. Είναι αυτό που χρησιμοποιείται καθημερινά, μειώνει τα λάθη, βελτιώνει τον έλεγχο, εξοικονομεί χρόνο και δίνει στη διοίκηση καθαρή εικόνα της επιχείρησης.
Συχνές ερωτήσεις
Όσα χρειάζεται να γνωρίζετε για την επιλογή, την εγκατάσταση και την καθημερινή αξιοποίηση ενός ERP στην επιχείρησή σας.
Πώς καταλαβαίνουμε ποιο πρόγραμμα ERP είναι κατάλληλο για την επιχείρησή μας;
Η επιλογή ERP δεν πρέπει να ξεκινά από το ίδιο το πρόγραμμα, αλλά από τον τρόπο που λειτουργεί η επιχείρηση. Εξετάζουμε τις βασικές διαδικασίες, τον τρόπο τιμολόγησης, τις αγορές και τις πωλήσεις, την αποθήκη, τους χρήστες, τις ανάγκες πληροφόρησης και τις υποχρεώσεις προς την ΑΑΔΕ. Με βάση αυτή την αποτύπωση μπορούμε να καθορίσουμε ποια λειτουργικότητα είναι πραγματικά απαραίτητη και ποια λύση μπορεί να υποστηρίξει σωστά την επιχείρηση χωρίς περιττή πολυπλοκότητα.
Τι μπορεί να διαχειρίζεται ένα ERP στην καθημερινή λειτουργία μιας επιχείρησης;
Ένα σωστά παραμετροποιημένο ERP μπορεί να συγκεντρώνει σε ένα ενιαίο περιβάλλον βασικές λειτουργίες της επιχείρησης, όπως πωλήσεις, αγορές, τιμολόγηση, αποθήκη, πελάτες, προμηθευτές, παραγγελίες και οικονομική πληροφόρηση. Στόχος δεν είναι απλώς η καταχώριση δεδομένων, αλλά η καλύτερη εικόνα της καθημερινής λειτουργίας, η μείωση διπλών εργασιών και λαθών και η δυνατότητα η διοίκηση να έχει πιο άμεση και αξιόπιστη πληροφόρηση.
Πώς γίνεται η εγκατάσταση και η παραμετροποίηση ενός ERP;
Η σωστή υλοποίηση ενός ERP ξεκινά με την αποτύπωση του τρόπου λειτουργίας της επιχείρησης και των διαδικασιών που πρέπει να υποστηριχθούν. Στη συνέχεια γίνεται η παραμετροποίηση του συστήματος, η δημιουργία χρηστών και δικαιωμάτων, η ρύθμιση παραστατικών, αποθήκης, τιμοκαταλόγων, διασυνδέσεων και των απαραίτητων ροών εργασίας. Πριν περάσει το σύστημα σε κανονική λειτουργία, γίνονται έλεγχοι και δοκιμές ώστε να επιβεβαιωθεί ότι οι βασικές διαδικασίες λειτουργούν σωστά στην πράξη.
Μπορούν να μεταφερθούν τα δεδομένα από το παλιό μας πρόγραμμα στο νέο ERP;
Στις περισσότερες περιπτώσεις είναι δυνατή η μεταφορά βασικών δεδομένων από το παλιό σύστημα στο νέο ERP, όπως πελάτες, προμηθευτές, είδη, τιμοκατάλογοι, υπόλοιπα και άλλα απαραίτητα αρχεία. Πριν από τη μεταφορά ελέγχουμε την ποιότητα και τη δομή των δεδομένων, ώστε να αποφευχθούν λάθη, διπλοεγγραφές ή ασυμβατότητες. Ανάλογα με το παλιό σύστημα και τον όγκο των πληροφοριών, καθορίζουμε ποια δεδομένα αξίζει να μεταφερθούν και ποια είναι προτιμότερο να παραμείνουν ως ιστορικό αρχείο.
Πώς συνδέεται το ERP με myDATA, ηλεκτρονική τιμολόγηση και τις υποχρεώσεις προς την ΑΑΔΕ;
Το ERP μπορεί να υποστηρίζει τη διαβίβαση των απαιτούμενων δεδομένων στο myDATA και, ανάλογα με τη λύση και τη διαμόρφωση της επιχείρησης, διαδικασίες ηλεκτρονικής τιμολόγησης και λοιπές υποχρεώσεις προς την ΑΑΔΕ. Η σωστή παραμετροποίηση είναι κρίσιμη, ώστε τα παραστατικά, οι χαρακτηρισμοί και οι ροές διαβίβασης να ακολουθούν σωστά τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης. Στη Be Advised ελέγχουμε όχι μόνο αν η διασύνδεση λειτουργεί τεχνικά, αλλά και αν έχει ενσωματωθεί σωστά στην καθημερινή διαδικασία έκδοσης και διαχείρισης παραστατικών. Η συνεργασία με τον λογιστή σας είναι απαραίτητη.
Χρειάζεται εκπαίδευση το προσωπικό για να χρησιμοποιήσει σωστά το ERP;
Ναι. Ακόμη και ένα σωστά παραμετροποιημένο ERP δεν μπορεί να αποδώσει αν οι χρήστες δεν γνωρίζουν πώς πρέπει να το χρησιμοποιούν στην καθημερινή τους εργασία. Η εκπαίδευση προσαρμόζεται στις αρμοδιότητες κάθε χρήστη και στις πραγματικές διαδικασίες της επιχείρησης, ώστε ο καθένας να γνωρίζει ακριβώς τι πρέπει να κάνει και με ποιον τρόπο. Στόχος είναι να μειώνονται τα λάθη, οι άσκοπες καταχωρίσεις και η εξάρτηση από πρόχειρες διαδικασίες εκτός του ERP.
Τι υποστήριξη παρέχετε μετά την εγκατάσταση του ERP;
Η υποστήριξη δεν σταματά με την ολοκλήρωση της εγκατάστασης. Παραμένουμε δίπλα στην επιχείρηση για την καθημερινή χρήση του ERP, την αντιμετώπιση προβλημάτων, την προσθήκη χρηστών ή νέων λειτουργιών, αλλαγές σε παραστατικά και ροές εργασίας, καθώς και για προσαρμογές που προκύπτουν από αλλαγές στη λειτουργία της επιχείρησης ή στις απαιτήσεις της ΑΑΔΕ. Για επιχειρήσεις που χρειάζονται συχνή υποστήριξη, συνήθως συμφέρει η επιλογή ενός από τα προγράμματα προαγοράς ωρών, καθώς εξασφαλίζει χαμηλότερο κόστος ανά ώρα και πιο προβλέψιμη διαχείριση της υποστήριξης, ανάμεσα σε άλλες παροχές. Στόχος είναι το ERP να παραμένει ένα εργαλείο που εξελίσσεται μαζί με την επιχείρηση και δεν καταλήγει σε ένα σύστημα που απλώς “δουλεύει όπως στήθηκε αρχικά”.